Polityka prywatności Polchat

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest POLCHAT PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Przemysław, ul. Storczykowa 11/1, 82-103 Przemysław, Polska, Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS 0001260381, NIP 5792308525, REGON 54547194400000, kapitał akcyjny 1 000,00 zł (dalej: „Polchat” lub „Administrator”).

W sprawach prywatności i wykonywania praw napisz na barto@polchat.app. Polchat nie wyznaczył inspektora ochrony danych; jeżeli to się zmieni, dane kontaktowe inspektora zostaną opublikowane w tym miejscu.

2. Zakres polityki

Polityka dotyczy aplikacji Polchat, strony polchat.app, wsparcia, moderacji, kont osobistych i firmowych, ogłoszeń, rezerwacji, rekrutacji, opinii, weryfikacji oraz komunikacji pomiędzy użytkownikami. Zewnętrzne strony otwierane z linków mają własne zasady prywatności.

3. Jakie dane przetwarzamy

• Konto i logowanie: e-mail lub numer telefonu, identyfikator konta, dane uwierzytelnienia, data utworzenia i ostatniego logowania, historia zaakceptowanych wersji dokumentów.
• Profil: nazwa użytkownika, nazwa wyświetlana, avatar, opis, data dołączenia, typ konta, plan, status weryfikacji, poziom i elementy wyglądu profilu.
• Treści społecznościowe: posty, wpisy 24h, filmy, zdjęcia, komentarze, reakcje, odpowiedzi, udostępnienia, wzmianki, hashtagi, ankiety oraz wybór oddany w ankiecie. Głos jest zapisany z identyfikatorem konta i nie jest anonimowy wobec Polchata.
• Relacje i organizacja społeczności: znajomości, obserwowanie, blokady, ignorowanie, prywatne notatki, ukryte treści, kręgi, członkostwa, role, zaproszenia oraz czynności właścicieli i moderatorów kręgów.
• Wiadomości: szyfrowane treści i pliki rozmów 1:1 oraz grupowych, zapisane i przypięte wiadomości oraz niezabezpieczone E2EE metadane, w tym uczestnicy, nadawca, czas, rodzaj, dostarczenie, odczytanie, pisanie i powiązanie z ogłoszeniem.
• Połączenia głosowe: identyfikatory rozmówców, rozmowy lub ogłoszenia, identyfikator pokoju, status oraz czas rozpoczęcia, odebrania i zakończenia. Dźwięk jest przesyłany w czasie rzeczywistym przez LiveKit; Polchat nie nagrywa rozmów w aktualnej wersji.
• Dane urządzenia i powiadomień: token APNs, identyfikator urządzenia używany przez E2EE, platforma, środowisko, preferencje powiadomień, strefa czasowa oraz stan dostarczenia tokenu.
• Wizytówki firmowe: kategoria, opis, telefon, publiczny e-mail, strona, adres, godziny i przerwy w działalności, cennik, galeria, odnośniki społecznościowe oraz preferowany sposób kontaktu.
• Opinie: autor, oceniany podmiot, ocena, treść, zdjęcia, daty i — dla opinii o noclegu — powiązanie z zakończonym pobytem. Zwykłe opinie o firmach nie są potwierdzeniem zakupu.
• Ogłoszenia i lokalizacja: kategoria, opis, cena, miasto, dokładne współrzędne, atrybuty, zdjęcia, okres publikacji, zapisane ogłoszenia, historia kontaktu oraz zapisane wyszukiwania, filtry, promień i alerty.
• Rezerwacje: usługa lub obiekt, strony rezerwacji, termin, czas trwania, liczba gości lub jednostek, orientacyjna lub uzgodniona cena, status, propozycje zmian, przypomnienia i powiązana rozmowa.
• Rekrutacja: oferta, kandydat i pracodawca, odpowiedzi na pytania, status aplikacji, nazwa i rozmiar pliku oraz CV w PDF, jeśli kandydat je dołączy.
• Zgłoszenia i moderacja: zgłaszający, wskazana treść lub konto, powód, opis, dane wymagane przy zgłoszeniu treści nielegalnej, wynik automatycznej analizy, status, decyzja, uzasadnienie, odwołanie i notatki moderatora.
• Weryfikacja: dane firmy, NIP, strona i dokument potwierdzający umocowanie; przy weryfikacji osoby — obraz dokumentu albo dane przekazane przez oficjalną integrację mObywatel, metoda, status, wynik i daty.
• Wsparcie i bezpieczeństwo: treść korespondencji, dane diagnostyczne przekazane przez użytkownika, logi bezpieczeństwa i awarii oraz adres IP, jeżeli jest rejestrowany przez Polchat lub dostawcę infrastruktury.

4. Cele i podstawy prawne

• Założenie i obsługa konta, profilu, treści, relacji, kręgów, wiadomości, połączeń, powiadomień, ogłoszeń, rezerwacji, opinii, rekrutacji, planów i ustawień — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Publikacja wizytówki, ogłoszenia, opinii i innych treści zgodnie z wybranym zakresem widoczności — wykonanie umowy; dane kontaktowe umieszczone dobrowolnie w publicznej treści są widoczne dla odbiorców tej treści.
• Moderacja, filtrowanie bezpieczeństwa, blokady, przeciwdziałanie oszustwom, ochrona kont, prowadzenie postępowań i obrona roszczeń — prawnie uzasadniony interes Polchata i użytkowników oraz, gdy ma zastosowanie, obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO).
• Obsługa reklamacji, żądań dotyczących danych, obowiązków rachunkowych i żądań organów — wykonanie umowy albo obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
• Weryfikacja konta firmowego — wykonanie umowy i uzasadniony interes polegający na ograniczaniu podszywania się i oznaczaniu sprawdzonych kont (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
• Weryfikacja osoby dokumentem lub mObywatelem zostanie uruchomiona tylko po potwierdzeniu niezbędności, minimalnego zakresu, podstawy prawnej i wymaganych zabezpieczeń. Dane szczególnej kategorii nie będą celowo pozyskiwane bez podstawy z art. 9 RODO.
• Dobrowolny marketing elektroniczny — zgoda, zbierana oddzielnie od akceptacji regulaminu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i właściwe przepisy komunikacji elektronicznej). Zgodę można wycofać w każdej chwili.

5. Źródła danych i osoby, które je widzą

Dane otrzymujemy od użytkownika, jego urządzenia, innych użytkowników, podmiotów wystawiających ogłoszenia lub prowadzących rekrutację oraz dostawców technicznych. Dane z mObywatela będą pobierane wyłącznie przez oficjalną integrację po działaniu użytkownika; Polchat nigdy nie prosi o hasło ani kod do mObywatela.

Treści publiczne widzą odbiorcy wskazani przez funkcję. Treści kręgu widzą jego uprawnieni członkowie, a wiadomości — uczestnicy rozmowy. Pracodawca otrzymujący aplikację i CV oraz firma otrzymująca dane rezerwacji mogą przetwarzać je jako odrębny administrator we własnych celach, o czym powinny poinformować użytkownika.

6. Wiadomości i granice szyfrowania

E2EE v1 chroni treść nowych wiadomości tekstowych i obrazów w rozmowach 1:1 oraz grupowych. Dla uczestniczących urządzeń serwer przechowuje klucze publiczne i zaszyfrowane koperty, ale nie otrzymuje prywatnego klucza zapisanego w Keychain urządzenia.

E2EE nie ukrywa metadanych wskazanych w pkt 3, nie jest protokołem Signal Double Ratchet i nie zapewnia pełnej obsługi wielu urządzeń ani odzyskania historii po utracie klucza. Zgłoszenie wiadomości może wymagać świadomego przekazania treści moderatorowi.

Połączenia głosowe nie korzystają z E2EE wiadomości. Dźwięk jest szyfrowany w transmisji i przetwarzany w czasie rzeczywistym przez LiveKit. Aktualna wersja Polchata nie udostępnia funkcji nagrywania rozmów.

7. Odbiorcy i dostawcy

• Supabase — uwierzytelnianie, PostgreSQL, Storage, Realtime i funkcje serwerowe.
• Amazon Web Services, Rekognition w regionie Frankfurt (eu-central-1) — automatyczna analiza publicznych obrazów przed publikacją. Nie wysyłamy tam treści E2EE, CV ani dokumentów weryfikacyjnych.
• Apple — App Store, APNs, systemowe zakupy po ich uruchomieniu oraz MapKit i geokodowanie używane do wyboru lokalizacji.
• LiveKit — zestawienie i transmisja połączeń głosowych w czasie rzeczywistym.
• Dostawca SMS — jeżeli logowanie numerem telefonu jest włączone; przyszli dostawcy oficjalnej weryfikacji, w tym mObywatel — po uruchomieniu danej integracji.
• Obsługa prawna, audytorzy, podmioty wsparcia i organy publiczne — wyłącznie w niezbędnym zakresie i na właściwej podstawie.

8. Przekazywanie poza EOG

Podstawowa infrastruktura Supabase i analiza AWS są konfigurowane w regionie Frankfurt. Apple, Supabase, AWS, LiveKit lub ich podwykonawcy mogą wykonywać ograniczone operacje poza EOG. Polchat korzysta wtedy z decyzji o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych i w razie potrzeby dodatkowych zabezpieczeń. Informację o właściwym mechanizmie można uzyskać pod adresem kontaktowym Administratora.

9. Okresy przechowywania

• Konto, profil, relacje, treści, ankiety, zaszyfrowane wiadomości, ustawienia, zapisane wyszukiwania i aktywność — przez okres posiadania konta lub do wcześniejszego usunięcia danej treści albo ustawienia.
• Wpis 24h znika z głównego feedu po 24 godzinach, lecz pozostaje w archiwum profilu do usunięcia przez autora; nazwa funkcji nie oznacza automatycznego usunięcia rekordu.
• Wygasłe ogłoszenia przestają być publiczne, ale mogą pozostać dostępne autorowi do usunięcia ogłoszenia lub konta oraz przez okres potrzebny do obsługi zgłoszeń i roszczeń.
• Rezerwacje, aplikacje rekrutacyjne, CV i powiązana korespondencja — przez czas realizacji sprawy, następnie do wycofania lub usunięcia przez uprawnioną osobę oraz przez okres konieczny do rozpatrzenia reklamacji lub obrony roszczeń. Użytkownik może wcześniej zażądać usunięcia CV, jeżeli nie ma podstawy do dalszego przechowywania.
• Metadane połączeń — przez okres posiadania konta, nie dłużej niż jest to potrzebne do historii połączeń, bezpieczeństwa, reklamacji i roszczeń; sam dźwięk nie jest nagrywany przez Polchat.
• Tokeny APNs — do wylogowania, usunięcia konta, zastąpienia tokenu albo informacji o jego nieważności.
• Zgłoszenia i minimalne dane moderacyjne — co do zasady do 3 lat od zamknięcia sprawy, dłużej tylko w razie trwającego postępowania albo obowiązku prawnego.
• Zdjęcia dokumentów osoby lub firmy — tylko do zakończenia weryfikacji i następnie usuwane bez zbędnej zwłoki; pozostają status, wynik i minimalny ślad audytowy potrzebny do ochrony usługi i roszczeń.
• Korespondencja, reklamacje i żądania praw — przez czas obsługi, a następnie przez okres przedawnienia właściwych roszczeń lub czas wymagany prawem.
• Po usunięciu danych z aktywnych systemów ich zaszyfrowane kopie mogą pozostać do zakończenia cyklu kopii zapasowych; nie są używane do zwykłego świadczenia usługi i zostaną nadpisane zgodnie z harmonogramem dostawcy.

10. Usunięcie konta i danych

Usunięcie można rozpocząć w aplikacji: Profil → Ustawienia → Prywatność → Dane i konto → Usuń konto na zawsze. Po potwierdzeniu usuwamy konto logowania, profil, treści, relacje i pliki z aktywnych systemów, z wyjątkiem minimalnych danych wymaganych prawem lub koniecznych do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Samo usunięcie aplikacji nie usuwa konta.

Jeżeli funkcja nie działa, napisz na barto@polchat.app.

11. Prawa użytkownika

Żądanie wyślij na barto@polchat.app. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca, i możemy poprosić o proporcjonalne potwierdzenie tożsamości.

• Dostęp do danych i ich kopia, w tym eksport JSON dostępny w sekcji „Dane i konto”.
• Sprostowanie, usunięcie i ograniczenie przetwarzania.
• Przeniesienie danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.
• Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
• Wycofanie zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
• Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego w EOG.

12. Dobrowolność i uprawnienia urządzenia

E-mail albo telefon i minimalne dane profilu są potrzebne do konta. Podanie innych danych jest dobrowolne, lecz bez nich dana funkcja może nie działać. Dostęp do mikrofonu jest potrzebny tylko podczas połączenia, a dostęp do zdjęć — przy wyborze materiału. Odmowa nie blokuje niezwiązanych funkcji. Zgody marketingowe są oddzielne i dobrowolne.

13. Automatyzacja i ranking

Polchat nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne wyłącznie automatycznie. AWS Rekognition i filtry tekstu mogą zatrzymać obraz albo skierować treść do kontroli człowieka. Istotna sankcja może zostać zakwestionowana. Feedy społecznościowe są chronologiczne; listy ogłoszeń mogą uwzględniać wybrane filtry, odległość, kategorię, cenę, dostępność i czas publikacji.

14. Bezpieczeństwo

Stosujemy kontrolę dostępu w bazie, prywatne magazyny plików, krótkotrwałe linki, szyfrowanie transmisji, E2EE wiadomości, Keychain dla kluczy urządzenia, ograniczenie dostępu moderatorów oraz automatyczną i ręczną moderację. Żadna metoda nie usuwa wszystkich ryzyk; użytkownik powinien chronić urządzenie i dane logowania.

15. Osoby małoletnie i zmiany polityki

Polchat jest przeznaczony dla osób od 16 lat. Konto osoby młodszej może zostać zawieszone i usunięte. Konto firmowe i publikowanie ofert w imieniu organizacji wymaga pełnoletności oraz umocowania.

O istotnych zmianach poinformujemy w aplikacji lub na podany adres. Dokument wskazuje wersję i datę obowiązywania. Gdy prawo wymaga zgody, poprosimy o nią oddzielnie.